Politika zasebnosti

Namen politike zasebnosti je seznaniti posameznike, starše ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z Dijaškim domom Lizike Jančar, Ob železnici 24, 2000 Maribor (v nadaljevanju: »dijaški dom«), o namenih in pravnih podlagah ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naš dijaški dom. Večina obdelave osebnih podatkov temelji na določbah Zakona o gimnazijah (ZGim), Zakona o poklicnem in strokovnem izobraževanju (ZPSI-1), Pravilnika o bivanju v dijaških domovih in drugi zakonodaji s področja srednješolskega izobraževanja in dijaških domov ter zakonodaji s področja varstva osebnih podatkov. Vsaka sprememba tega dokumenta bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani potrjujete, da ste seznanjeni s celotno vsebino politike zasebnosti.

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov

V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo

DATAINFO.SI, d.o.o.
Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor
e-pošta: dpo@datainfo.si
telefon:+386 (0) 2 620 4 300
Spletna stran: www.datainfo.si

1. Nameni in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Ob prijavi za sprejem ter sprejemu dijaka v dijaški dom

Ob prijavi kandidata za sprejem potrebujemo naslednje podatke: osebno ime kandidata, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, EMŠO, naslov stalnega in začasnega prebivališča, državljanstvo, predhodno pridobljeno izobrazbo in šolo, v katero se je prijavil k vpisu oziroma je vpisan. Navedene podatke vodimo v okviru evidence o prijavljenih kandidatih za sprejem. Ob sprejemu dijaka v dijaški dom poleg že naštetih podatkov obdelujemo še podatke o: razporeditvi dijakov (v sobe, skupine in oddelke), veljavnosti nastanitvene pogodbe (sklenitev pogodbe, čas prihoda, čas in razlog izstopa) ter podatke o starših dijaka oziroma poroka nastanitvene pogodbe (osebno ime, EMŠO, davčno številko in naslov stalnega oziroma začasnega prebivališča ter druge kontaktne podatke, ki jih sami dajo). Navedene podatke vodimo  okviru evidence o sprejetih kandidatih. Te podatke obdelujemo za potrebe izvajanja postopka sprejema in bivanja v dijaškem domu ter za potrebe izvajanja drugih z zakonom določenih nalog. 

Evidenca o prijavljenih kandidatih za sprejem in evidenca o sprejetih kandidatih se hranita trajno. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja. 

Med bivanjem v dijaškem domu 

V obdobju bivanja dijaka v dijaškem domu vodimo evidenco podatkov o sprejetih kandidatih, osebni list dijaka in podatke o nastanitvenih pogodbah, starših oziroma poroku nastanitvene pogodbe in podatke o izdanih odločbah o subvenciji oskrbnine za dijake, ki pri plačilu oskrbnine uveljavljajo olajšavo. V okviru evidence podatkov o sprejetih kandidatih vodimo sledeče osebne podatke: osebno ime kandidata, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, EMŠO, naslov stalnega in začasnega prebivališča, državljanstvo, predhodno pridobljeno izobrazbo, šolo, v katero se je prijavil k vpisu oziroma je vpisan, podatke o njihovi razporeditvi (v sobe, skupine in oddelke), veljavnosti nastanitvene pogodbe (sklenitev pogodbe, čas prihoda, čas in razlog izstopa) ter podatke o starših dijaka oziroma poroka nastanitvene pogodbe (osebno ime, telefonsko številko, e-naslov, EMŠO, davčno številko in naslov stalnega oziroma začasnega prebivališča ter druge kontaktne podatke, ki jih sami dajo). Osebni list dijaka vsebuje še podatke v zvezi z izobraževanjem v času bivanja v dijaškem domu (šola, letnik, program) in vzgojno obravnavo dijaka (vzgojna skupina, interesne dejavnosti, dosežki, pohvale, nagrade, priznanja in drugo). Vse navedene zbirke oz. evidence podatkov se hranijo trajno. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja. 

Obdelava na osnovi privolitev dijakov in staršev

Določene osebne podatke bomo obdelovali samo, če nam boste zato podali svojo privolitev (soglasje). V primeru, da boste za določen namen podali svojo privolitev, bomo na primer:

• dijake in/ali starše preko telefonske številke in/ali elektronske pošte obveščali o naših dejavnostih;
• objavljali skupinske in/ali posamične fotografije/posnetke dijaka na naši spletni strani;
• za namene obveščanja ime in priimek dijaka objavili na oglasni deski;
• na različnih medijih (odvisno od privolitve) objavili dijakov prispevek na različnih aktivnostih, organiziranih v sklopu dijaškega doma …

Podaja privolitve je prostovoljna. Privolitev lahko kadarkoli prekličete z zahtevkom poslanim na naš naslov. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi vaše privolitve, bomo hranili do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu zahteve za preklic privolitve ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 30 dneh. Podatke, ki jih obdelujemo na podlagi privolitve lahko izbrišemo tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Videonadzor 

V dijaškem domu izvajamo videonadzor na naslednjih lokacijah:

• glavni vhod v dom,
• stranski vhod na južni strani, 
• zunanji vhod kuhinjo,
• parkirišče na S strani,
• vhod za goste,
• vhod za študente in parkirišče na J strani in kolesarnica

 S pomočjo videonadzora spremljamo vstope in izstope v prostore dijaškega doma (na podlagi 76. in77. člena Zakona o varstvu podatkov – ZVOP-2). Videonadzor izvajamo tudi za namen varovanja posameznikov (zaposlenih, dijakov in drugih obiskovalcev dijaškega doma) ter premoženja dijaškega doma (na podlagi zakonitega interesa, kot ga določa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe). Posnetki se hranijo 30 dni oz. 1 mesec. Videonadzor omogoča spremljanje dogajanja v živo s strani pooblaščene osebe. Vse informacije glede izvajanja videonadzora lahko pridobite na telefonski številki dijaškega doma. Pravice posameznikov so opisane v tej Politiki zasebnosti. Videonadzor izvaja Dijaški dom Lizike Jančar Maribor.

2. Uporabniki osebnih podatkov, iznos podatkov in avtomatizirano sprejemanje odločitev

Med uporabnike podatkov sodijo pogodbeni obdelovalci, ki jih najamemo, da za nas opravljajo določene obdelave osebnih podatkov. Sodelujemo predvsem z: vzdrževalci infrastrukture, vzdrževalci informacijskih sistemov, ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku ipd. (npr. Arnes, Microsoft, Google, IZUM, Telekom ipd.), ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Facebook, Instagram ipd.). Pravico imate zahtevati informacijo o tem, katerim (zunanjim) uporabnikom so bili sporočeni vaši osebni podatki.

Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo

Osebnih podatkov ne iznašamo v tretje države (države izven članic EU ter Islandije, Norveške in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v primerih uporabe družabnih omrežij, ko se podatki lahko izvažajo v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul, ki jih je sprejela Evropska komisija in/ali zavezujočih poslovnih pravil potrjenih s strani EU.

Avtomatiziranega sprejemanja odločitev, kakor tudi oblikovanja profilov, ne izvajamo.

3. Piškotki

Naša spletna stran deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies), ki so pomembni za zagotavljanje spletnih storitev, uporabljajo pa se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, za pomoč pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta itd. Spletna stran uporablja nujne piškotke, ki se naložijo takoj, za vse ostale piškotke pa potrebujemo vašo privolitev, ki jo lahko kadarkoli spremenite. Piškotke, ki jih brskalnik shrani, lahko posameznik izbriše.

Spletna stran organizacije uporablja naslednje piškotke:

Kako upravljati s piškotki?

Večina spletnih brskalnikov omogoča, da nastavite vaše piškote. Piškotke lahko zavrnete ali jih sprejmete s funkcijo, vgrajeno v spletne brskalnike. Če piškotke zavrnete, lahko naprej uporabljate našo spletno stran, vendar določene podstrani ne bodo delovale.

V nadaljevanju se nahajajo povezave do navodil, kako lahko izključite piškotke na vašem spletnem brskalniku.

• Mozilla Firefox
• Internet Explorer
• Chrome

4. Pravice posameznika v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim ter pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov. Zahteva posameznika se obravnava skladno z določbami Splošne uredbe.

Vse navedene pravice in vsa vprašanja, lahko uveljavljate z zahtevkom, poslanim na naš naslov. Na vaš zahtevek bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljša za največ dva dodatna meseca. O tem boste obveščeni, skupaj z razlogi za zamudo. Uveljavljanje pravic je za vas brezplačno, vendar pa vam lahko zaračunamo razumno plačilo, če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti, če se ponavlja. V takšnem primeru lahko zahtevo tudi zavrnemo. V tem primeru vas bomo seznanili z razlogi za zavrnitev ter z vašo pravico do pritožbe pri nadzornem organu. V primeru dvoma o vaši identiteti lahko od vas zahtevamo dodatne informacije, ki jih potrebujemo za ugotovitev vaše identitete.

Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu lahko uveljavljate pri: Informacijskemu pooblaščencu RS na naslovu Dunajska 22, 1000 Ljubljana (e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si).

Politika zasebnosti velja od 11. 4. 2023 dalje.                           Odgovorna oseba: mag. Bojana Peruš Marušič, ravnateljica